Liebe Melanie,
ganz ganz selten habe ich auch diesen Fall, dass ein Klient, zwei Rechnungen auf einmal überweist (ich glaube einmal im letzten Jahr). Das kann aber auch nur dann passieren, wenn ich eine zweite (dritte, vierte ...) Rechnung fertigmache und versende, BEVOR der Klient die vorherige überwiesen hat. Wenn ich das mache, bezahlen manchmal Klienten mehrere Rechnungen in einer einzigen Überweisung.
Also versuche ich genau das zu vermeiden, schicke also eine Folgerechnung erst dann, wenn die vorherige überwiesen wurde.
Ansonsten schicke ich eben nicht nach jedem Termin eine Rechnung, sondern fasse mehrere Termine in einer Rechnung zusammen, zumindest dann, wenn sie in relativ kurzer Zeit nacheinander waren.
Du könntest außerdem in der Textvorlage für die Rechnungen einen Satz hinzufügen, der etwa so lautet:
FALLS SIE MEHRERE RECHNUNGEN BEKOMMEN HABEN, ÜBERWEISEN SIE BITTE JEDE RECHUNG EINZELN.
(Kann natürlich trotzdem noch passieren. Nicht jede/r liest alles, was auf der Rechnung so draufsteht.)
Wenn es dann doch einmal passieren sollte, gibt es aber auch eine gute Lösung, in der jede Deiner vier Rechnungen dann auch wieder von Lemniscus richtig zugeordnet werden kann. Und zwar so, dass bei jeder Buchung dann auch direkt auf die jeweilige Rechnung zugegriffen werden kann - also so, wie Du Dir das wünschst! Dazu ist aber etwas "Handarbeit" nötig, und zwar BEVOR Du den Kontoauszug einliest, der eine solche Zahlung enthält. Du musst diesen Kontoauszug (der ja in einer sog. CSV-Datei enthalten ist) in einem Text-Editor oder in einer Tabellenkalkulation (z.B. Excel oder OpenOffice Calc) bearbeiten:
- Jede Buchung ist in einer solchen CSV-Datei in einer eigenen Zeile enthalten.
- Die Zeile mit der Buchung, die Dein Honorar aus mehreren Rechnungen enthält, muss gelöscht werden.
- Stattdessen müssen dann mit Hand so viele neue Zeilen erzeugt werden, wie Du brauchst. Wurden vier Rechnungen auf einmal bezahlt (wie in Deinem Beispiel), brauchst Du für jede dieser Rechnungen dann eine neue Zeile, insgesamt also vier Zeilen (statt der einen ursprünglichen Zeile).
- Jeder dieser Zeilen enthält die Angaben für eine der vier Rechnungen.
Beispiel einer CSV-Datei, wie sie bei mir aussieht:
"Buchungsdatum";"Name";"IBAN/Kontonummer";"BIC/Bankleitzahl";"Verwendungszweck";"Betrag";"Währung"
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG1, RG2, RG3 und RG4";"400,00";"EUR";
"09.04.2022";"Judith Musterfrau";"DE02410200950000XXXXXX";"RUBRXXXXXXXX";"RG77";"120,00";"EUR";
"11.04.2022";"Erna Musterkind";"DE03755400450000XXXXXX";"LAREXXXXXXXX";"RG75";"250,00";"EUR";
Hier steht in der ersten Buchungs-Zeile die Buchung, in der mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt wurden. Diese Zeile darf hinterher nicht mehr in der CSV-Datei vorhanden sein. Die anderen Zeilen sind OK, weil jeweils nur eine Rechnung bezahlt wurde. Diese Zeilen müssen unverändert in der Datei bestehen bleiben.
In den vier Zeilen, die ich dann statt der "falschen" Zeile schreibe, gehört dann jeweils an der Stelle des Verwendungszwecks die jeweilige, einzelne Rechnungs-Nummer und an die Stelle des Betrags der jeweilige Betrag der einzelnen Rechnung. Name, Datum, IBAN etc. bleiben natürlich in jeder der neuen Zeilen gleich. Nach der manuellen Änderung sieht die CSV-Datei dann so aus:
"Buchungsdatum";"Name";"IBAN/Kontonummer";"BIC/Bankleitzahl";"Verwendungszweck";"Betrag";"Währung"
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG1";"120,00";"EUR";
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG2";"80,00";"EUR";
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG3";"150,00";"EUR";
"07.04.2022";"Johann Mustermann";"DE05410500950000XXXXXX";"WELXXXXXXXXX";"RG4";"50,00";"EUR";
"09.04.2022";"Judith Musterfrau";"DE02410200950000XXXXXX";"RUBRXXXXXXXX";"RG77";"120,00";"EUR";
"11.04.2022";"Erna Musterkind";"DE03755400450000XXXXXX";"LAREXXXXXXXX";"RG75";"250,00";"EUR";
Die geänderte Datei dann einfach speichern und in Lemniscus einlesen! Dann passt alles, wie gewünscht! Lemniscus erkennt dann auch wieder jede Buchung und kann die einzelnen Rechnungen richtig zuordnen.
So ein Vorgehen nennt man "Splitbuchung" = eine Buchung wird auf mehrere Buchungen aufgeteilt. Die Summe der einzelnen Splitbuchungen muss dabei stets dem Betrag der ursprünglichen Buchung entsprechen. Dann ist buchhaltungstechnisch gesehen alles korrekt!
Das Ganze ist viel leichter als es sich auf den ersten Blick hier vielleicht liest. Und es geht auch sehr schnell!
Sehr sehr wichtig ist bei der manuellen Bearbeitung allerdings, dass jede Zeile genau nach dem gleichen Muster, wie die bereits vorhandenen Zeilen erstellt wird. Vor allem müssen die einzelnen Semikolons oder Komata und/oder auch die Anführungszeichen immer an den richtigen Stellen sitzen. (Diese sog. Trennzeichen können in verschiedenen Bankingprogrammen durchaus unterschiedlich sein!!!) Es darf kein Trennzeichen zu viel und auch keins zu wenig sein. Jede Zeile muss genau die gleiche Anzahl an Komata (usw.) enthalten. Wenn man hier was falsch gemacht hat, sieht man das aber auch spätestens beim Einlesen in Lemniscus. Denn dann werden die einzelnen Buchungen nicht richtig eingelesen. (Falls das der Fall sein sollte, es also irgendwie komisch aussieht beim Einlesen, die Buchungen NICHT speichern, sondern den Vorgang erstmal abbrechen und die neu erstellte CSV-Datei korrigieren. Nach der Korrektur erneut einlesen.
So - jetzt hoffe ich, dass diese Beschreibung vielleicht hilfreich sein kann für alle, denen sowas passiert!
Herzliche Grüße
Rupprecht
