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Fragen und Wünsche zur Warteliste

Rupprecht

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BioKat Bioresonanz
Guten Abend, liebes Lemniscus-Team

heute habe ich mir zum ersten Mal die Wartelisten-Möglichkeit von Lemniscus richtig angeschaut und sie auch vielfältig ausprobiert. Dabei stellten sich mir drei Fragen:

1. Was genau bedeutet die Priorisierung von 1 bis 5?
Ist das nur intern für mich als HP?
Wenn zwei Klienten im gleichen Zeitfenster (sagen wir Freitag nachmittags z.B.) einen zeitnahen Termin suchen. Bekommt dann der Klient mit Prio1 zunächst die Reservierung und, wenn der dann nicht will, derjenige mit Prio2 oder Prio3 usw.?
Was ist, wenn zwei Klienten mit gleichem Terminwunsch die gleiche Prio haben?
Oder was sonst bedeuten und bewirken die Prios?

2. Wenn kein freier Termin vorhanden ist beim Eintrag eines Klienten in die Warteliste, bekommt er ja zunächst keine Nachricht (geht ja auch nicht).
Wenn dann aber ein Termin im gewünschten Zeitfenster frei wird, wie lange dauert es dann maximal, bis der Termin für diesen Klienten reserviert wird?
(Ich frage, weil das heute beim Testen zweimal fast ne Stunde gedauert hat. Ist das normal so lange? Könnte es auch noch länger dauern? Für kurzfristig abgesagte Termine würde das dann so noch nicht wirklich einen Nutzen bringen können.)

3. Klienten, die nur schwer einen zeitnahen Termin finden können, empfehle ich folgendes:

- Erstmal überhaupt einen Termin buchen (also z.B. einen drei Monate in der Zukunft, sagen wir im Juli), damit sie überhaupt erst mal zumindest einen Termin haben, gewissermaßen wenigstens einen Fuß in der Tür zu mir haben.
- Und zusätzlich zur festen Buchung sich noch auf die Warteliste setzen, damit sie so die Chance auf einen früheren Termin haben.

Das klappt aber nicht so richtig, weil der Klient, der dann schon z.B. einen Termin am 5. Juli fest gebucht hat, gleich nachdem er sich auf die Warteliste gesetzt hat, eine neue Reservierung bekommt, weil vielleicht am 10. Juli sowieso noch ein Termin frei war, den er auch gleich hätte buchen können. Also muss ich einen Eintrag im Spätestens-Termin-Feld machen, um so den Suchzeitraum sinnvoll eingrenzen zu können. Diese Möglichkeit ist schon mal sehr gut!

Dieses Datum des spätesten Termins müsste ich dann aber wohl immer wieder anpassen, wenn für den Klienten bis zum Spätestens-Termin kein frei gewordener Termin gefunden werden konnte. Habe ich das richtig verstanden?

Praktischer fände ich, wenn ich beim Editieren nicht ein Spätestens-Datum eingeben würde, sondern stattdessen einfach ein Zeitfenster benennen würde, was sich dann mit jedem Tag um einen Tag weiter schiebt. Bei Eingabe von "3 Wochen" wären dann halt nur freigewordene Termine innerhalb der nächsten 3 Wochen relevant, wobei das Spätestens-Datum sich automatisch jeden Tag um einen Tag nach hinten verschiebt.
Dann müsste ich nicht mehr daran denken, alle paar Tage das Spätestens-Feld zu editieren. Ein solches zeitlich mitwanderndes Zeitfenster fände ich super praktisch und erleichternd - außerdem kann mir dann nicht mehr passieren, dass ich das Editieren vergesse :)

Ist das eine gute Idee? Wäre solch ein zeitlich mit wanderndes Spätestens-Feld mit halbwegs zu vertretendem Programmieraufwand umsetzbar? (Oder tut es das vielleicht sowieso schon und ich hab's nur nicht gemerkt, weil ich mich erst einen Tag überhaupt mit der Warteliste beschäftige?)

Herzliche Grüße

Rupprecht
 
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Praxis mit Erfolg

Sabine Zoglauer

Mitglied
Forumsunterstützer
Guten Morgen, lieber Rupprecht,

ich bin ja grün hinter den Ohren und noch ganz frisch im Team, dennoch möchte ich dir gerne helfen. Unser Team schaut ja über die Beiträge drüber und wird mich bei Bedarf korrigieren.

Zu deiner 1. Frage:
ja, die Zuordnung der Priorität hilft dir in deiner Praxis die Patienten, die du auf die Warteliste setzt, ein wenig "einzukategorisieren" in Form der Wichtigkeit, welcher Patient also vorrangig in Hinsicht der nächsten möglichen freien Termine einen bekommen soll. Wie du die Möglichkeit 1-5 setzt, das ist dir und deinen eigenen Vorstellungen und Wünschen überlassen.

Sagt ein Patient einen Termin nicht zu, so wird er automatisch von der Warteliste genommen. Lemniscus greift dann anhand deiner Angaben der Prioritäten automatisch auf den nächsten Patienten zu.

Die Warteliste orientiert sich an der online-Terminierung, also auch an den Leistungsketten. Benötigt ein Patient auf der Warteliste 60 Min. ein anderer 90 Min., und ist das so in der Leistungskette angelegt, so kann lemniscus keinen 90 Min. Termin vergeben, wenn du z. B. nur 60 Min. Kapazität zur Verfügung hast.

Wenn du ganz rein zufällig, was wirklich doch sehr unwahrscheinlich ist ;o), 2 Patienten mit 60 Min. auf Priorität 1 zur selben Zeit hast, die zufällig auch noch zur selben Zeit die Buchung vornimmt - greift der Satz: wer zuerst kommt malt zuerst. Es werden sicherlich nicht beide Anfragen auf die Sekunde genau in deinem System ankommen.

Ist ein Termin - sind mehrere Termine - von lemniscus vergeben oder reserviert worden, kann kein weiterer Patient auf diesen Termin in der Terminbuchung zugreifen.

Zu deiner 2. Frage:
das Zeitfenster regelt gerade die Corona-Pandemie für uns, Rupprecht, darf ich es so beantworten? Lemniscus selber macht sich auf die Suche nach passenden Terminen:
- entweder wenn du einen Termin löschst oder verschiebst
- oder alle paar Minuten
2 x fast eine Stunde - das können wir uns nicht erklären

Zu deiner 3. Frage:
das sind sehr gute Vorschläge und Ideen - danke dafür! Die Wünsche unserer lemniscus-User sind mannigfaltig, grundsätzlich geben wir dir Recht, wenn du sagst, dass es für dich nicht so sinnvoll ist, immer wieder den Termin anzupassen und lieber auf Zeitfenster zurückgreifen möchtest, ja, das hast du so richtig verstanden.

Dies ist technisch schwierig zu hinterlegen, da doch viele eher mit Vorlaufzeiten arbeiten und nicht mit Zeitfenstern. Darum haben wir die Möglichkeiten so hinterlegt, das - so fanden wir - war ein guter Kompromiss für alle User).

Liebe Grüße, Sabine
 
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Rupprecht

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Noch eine Idee für die Warteliste:

4. Als zusätzliche Möglichkeit (neben der Nutzung des Spätestens-Felds) könnte ich mir noch vorstellen, dass Lemnisucs bei jedem Klienten auf der Wartliste bei einem frei werdenden Termin noch checkt ob dieser Termin vor oder nach einem vielleicht schon vom jeweiligen Klienten gebuchten Termin liegt. Reservierung und Benachrichtigung würde es dann nur für die Klienten geben, wenn der frei gewordene Termin VOR deren nächsten bereits regulär gebuchten Termin liegt.

Beispiel für Klient mit bereits gebuchten Termin am 7. Juni
Fall A:
- Jetzt wird ein Termin vor diesem Termin frei, z.B. am 20. Mai
- Dann wird der Termin für den Klienten reserviert und er bekommt eine Nachricht. (Grund der freigewordenen Termin liegt vor dem bereits gebuchten.)
Fall B:
- Jetzt wird ein Termin nach diesem Termin frei, z.B. am 15. Juni
- Dann wird der Termin für den Klienten NICHT reserviert und er bekommt keine Nachricht. (Grund der freigewordenen Termin liegt nach dem bereits gebuchten.)
- Die Reservierung und Benachrichtigung bekäme stattdessen dann ein anderer Klient, dessen nächster Termin nach dem 15. Juni liegt.
 
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Rupprecht

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Danke Sabine für Deine ausführliche Antwort auf meine Fragen und Ideen :)
Wenn sich mein Wunsch aus meinem Punkt 3 technisch nur schwierig umsetzten lässt, könnte mein jetzt gerade noch geschriebener Punkt 4 (ein Post über diesem) vielleicht eine gute Alternative sein.
Was haltet ihr davon.?
 

Rupprecht

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Und zu meiner Frage 2, also wie lange es dauert, nach frei werden eines Termins:
Hab nachdem es mir so lange vorkam, bis Lemniscus das bemerkte, bzw. reagierte mit Reservierung und Benachrichtigung dann extra auf die Uhr geschaut, war beide male tatsächlich fast eine Stunde. Wenn das nicht so sein soll, wäre es vielleicht gut, das auch Eurerseits einmal zu überprüfen. Meine beiden Versuche waren gestern nachmittag.
 

Sabine Zoglauer

Mitglied
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Herzlichen Dank für dein herzliches Willkommen, Rupprecht :D

Auch deine 4. Frage ist eine sehr gute Idee! Die Suchfunktionen in lemniscus sind so hinterlegt, dass immer ein frühestmöglichster Termin automatisch gefunden und vergeben wird. Hierbei greift lemniscus auf Leistungsketten zurück. Und jedem Patienten kannst du einer Leistungskette zuordnen.

Vielleicht findest du darüber eine Realisierung deines Termin-Projektes?

Du bekommst ja immer automatisch auch eine Information von lemniscus, wenn Termine vergeben/reserviert wurden und weißt somit, falls du doch noch einmal in die Terminvorgaben eingreifen müsstest, um vergebene Termine anderen Patienten zuzuordnen.

Ich kann nachvollziehen was du meinst, aber ich glaube einfach, dass wir dann bei den Grenzen der automatischen Terminvergaben angelangt sind, Rupprecht.

Wir im Support arbeiten öfter mit den Wartelisten - für Tests für Kunden, für Tests für uns, gerade heute war ich auch wieder in dieser Funktion, und alles lief reibungslos und zügig. Wahrscheinlich liegt es wirklich an den "Corona-Kernzeiten", meistens sind doch eher abends User im Internet unterwegs. Die Benachrichtigungen kommen bei uns erfahrungsgemäß auch sehr zügig an - tagsüber - sowohl bei den lemniscus-Usern als auch bei deren Patienten.

Liebe Grüße, Sabine
 

Rupprecht

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Danke Sabine,

über die Leistungsketten werde ich das nicht regeln können, weil bei mir alle Termine immer 2 Stunden sind. Und wenn ein Klient schon einen Termin hat und früher keiner frei ist, dann wird ihm eben bei der Warteliste der nächst mögliche freie Termin vorgeschlagen. Und wenn ich den Suchzeitraum nicht einschränke, wird für ihn eben der erste freie Termin nach seinem schon vorhandenen Termin reserviert.

Wenn meine Idee aus Frage 4 nicht umgesetzt werden kann (irgendwann mal), muss ich halt mit dem Spätestens-Feld arbeiten. Was ja prinzipiell auch geht, aber immer wieder meiner Beaufsichtigung und Anpassung bedarf. Vielleicht wäre es dann ja möglich, zumindest dieses Datum aus dem Spätestens-Feld irgendwie schon direkt in der Übersicht anzuzeigen, damit ich auf einen Blick erkennen kann, bei wem ich ein Datum anpassen muss. Bisher müsste ich dafür ja immer wieder jeden auf der Warteliste anklicken und schauen, ob ich da handeln muss. Oder ich müsste mir noch eine Zweitliste machen, wo ich die Spätestens-Termine eintrage und überwache. Am besten wäre für mich da in der Übersicht auch nicht die Anzeige des konkreten Termins, sondern die Anzeige von Tagen. Also z.B. einfach nur eine 7, wenn bis zum Spätestens-Datum noch 7 Tage fehlen. Das hätte auch noch den Vorteil, dass so eine Zahl weniger Platz bräuchte, wie ein ganzes Datum. Am besten sollte diese Zahl dann auch weiterlaufen, wenn der Termin schon überschritten ist. Das könnte dann entweder eine 0 stehen oder eben z.B. eine -5. Dann könnte ich sehr schnelle sehen, dass ich da schnell handeln sollte.

Wenn für sowas der Platz fehlen sollte, würde ich eher auf die Angabe des Alters in der Übersicht verzichten wollen oder für die Leistungskette weniger Platz nehmen, sie bei zu langem Namen vielleicht an bestimmter Stelle abschneiden.

Vielleicht lässt sich diese Idee ja einfach umsetzen. Würde mich auf jeden Fall sehr freuen und auch schon mal deutliche Erleichterung bringen.

Herzliche Grüße

Rupprecht
 
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