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Erste und zweite Mahnung - ein kleines Update

redditbot

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Erste und zweite Mahnung - ein kleines Update

Ganz oft werden wir zwei Dinge gefragt:

  • Wie kann man eine zweite Mahnung erfassen?
  • Wie kann man eine Mahngebühr erfassen?

Mit dem Update heute Nacht werden wir die Antwort für die erste Frage liefern, indem wir den organisatorischen Rechnungszustand "zweite Mahnung" einführen:



https://preview.redd.it/8pnpfo6eh30...bp&s=0e4f09836bd5a5b36a27a605d0ecb7063e7fa293

Passend zu dem Zustand "2. Mahnung" haben wir auch zwei neue Vorlagen eingeführt - analog zu der bereits vorhandenen Zahlungserinnerung und der ersten Mahnung. Eine Vorlage für den eMail-Text und eine Vorlage für das eigentliche Mahnschreiben.

https://helpdesk.lemniscus.de/hc/de/articles/360009446299-Rechnungsstatus-und-Mahnwesen

Der aktuelle Rechnungszustand "Mahnung" wurde entsprechend in "erste Mahnung" umbenannt:



Mahnungsvorlagen in den Einstellungen



Keine automatischen Mahngebühren​


Es ist zwar möglich, die Vorlagen entsprechend anzupassen und eine Mahngebühr zu verlangen - die Finanzen können allerdings noch nicht damit umgehen.

Da es sich um eine größere Baustelle handelt, haben wir beschlossen nur das Thema "zweite Mahnung" online zu bringen.

Ob und wann wir eine Mahngebühr automatisch verbuchen können werden steht noch nicht fest. Mahngebühren sind als Einnahme zu erfassen, sind aber umsatzsteuerfrei.

Bei Nummernkreisen, bei denen die Umsatzsteuer berücksichtigt werden soll, muss der Zahlungseingang für die Mahngebühr als extra Aufzeichnung erfasst werden - diese Tatsache stellt uns vor eine schwierige Aufgabe, da wir auf der einen Seite keine Splitbuchungen können, und auf der anderen Seite gemischte Steuersätze für eine Rechnung über die Zahlungseingänge bekommen.

Natürlich ist es möglich, die Vorlagen individuell um die Mahngebühr zu erweitern, indem man die Gebühr zum dem offenen Betrag addiert, siehe Beispiel:

Wir bitten Sie daher den überfälligen offenen Betrag von ${(offenerbetrag+3)?string["#,##0.00"]} ${waehrung} inkl. Mahngebühr von 3€ bis zum ${frist?string["dd.MM.yyyy"]} auf unser Konto zu überweisen.

Die Erfassung der Einnahme "Mahngebühr" muss dann natürlich, je nachdem ob die Rechnung Umsatzsteuer aufweist oder nicht, manuell und passend durchgeführt werden.

Beim einlesen der Kontobewegungen über die Kontoauszug-Funktion werden diese Rechnungen auch nicht automatisch erkannt werden, da der Rechnungsbetrag sich nicht mit dem Betrag in der Überweisung deckt.

Diese Zahlungseingänge müssen nach wie vor manuell erfasst werden.



Keine automatischen Zahlungserinnerungen/ Mahnungen​


Sehr oft werden wir auch gefragt, ob wir nicht automatisch eine Zahlungserinnerung/ Mahnungen schicken können, wenn die Fälliglkeit erreicht wurde.

Hier haben wir das Problem, dass wir aus Datenschutzgründen die Rechnungen nicht einfach per Anhang verschicken dürfen - nicht so lange sensible Personendaten in den Rechnungen vermutet werden könnte.

Ein automatisches Mahnwesen würde nur dann möglich werden, wenn wir die Rechnung IMMER per Download-Link versenden und die PIN immer per SMS verschicken dürften. Dadurch ergeben sich aber größere Abhängigkeiten (SMS erlaubt, eMail in Patientenakte erfasst, usw.).

Zusätzlich kommt noch erschwerend dazu, dass viele Therapeutys bei manchen Patientys ein automatisches Mahnen nicht wollen - also würde man es pro Patienty ein/ abschalten können müssen.

Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass Therapeutys, die oft Mahnen und eine Automatisierung wünschen, bei der Abrechnungsstelle besser aufgehoben sind.

submitted by /u/pgtaboada
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