E-mails Verwaltung

[Annett Schmittendorf]

Hallo, ich suche nach einer Möglichkeit eingehende Mails der Patienten gut zu organisieren.
Nutz ihr Programm dafür???

 

[Jochen Pippir]

Was heißt für dich organisieren? Nur zu archivieren oder z. B. nach bestimmten Themen oder ähnlichem zu sortieren?

Das sollte jedes E-Mail-Programm gut können. Ich nutze dafür z. B. verschiedene Ordner. Diese werden dann manuell, oder auch automatisch mit Filter in die entsprechenden Ordner verschoben.

 

[Rupprecht]

Mache ich auch so wie Jochen. Es gibt viele gute Programme. Ich benutze seit mehr als 20 Jahren The!Bat ... wenig bekannt, aber sehr übersichtlich, stabil und flexibel. Kein einziges Problem bisher damit gehabt. Kein Absturz, nichts ... ca. 100.000 E-Mails werden da inzwischen gut verwaltet. Ich finde auch alles schnell und einfach wieder ... Wie alle Programme mit vielen Möglichkeiten, braucht es aber sicherlich auch etwas Einarbeitungszeit ... einmal aber den eigenen Bedürfnissen angepasst, läuft es fast von alleine. Ich nutze die professionelle Version, die gut und schnell verschlüsselt etc. Ach ja ... super modern und "sexy" sieht die Oberfläche nicht gerade aus.

Das Thema Datenschutz, Aufbewahrungspflichten, Löschpflichten etc. bei E-Mails ist aber noch mal ein ganz anderes, wie ich finde, nicht gerade einfaches Thema!
Emails, die die Therapie betreffen, speichere ich als PDF-Datei und ordne sie in Lemniscus dem jeweiligen Patienten zu.

 

[Adrian Anjaneya]

Sag uns mal konkret, welches Email-Programm Du aktuell nutzt. Vielleicht können wir dann etwas empfehlen...

 

[Annett Schmittendorf]

Danke für eure Antworten. Ich nutze "Mail" auf dem Mac. Es erschien mir bisher nicht so zweckmäßig für jeden Patienten einen Ordner anzulegen. Das sind dann einfach sehr viele. Ich weiß nicht wie lange die Menschen, dann wirklich bei mir in der Begleitung sind. Nicht selten gibt es da ja auch Pausen von 2 Jahren. So entsteht dann ein Riesenpatientenstamm.
Aber ich möchte das gerne überdenken. Also: wenn ich für jeden Patienten im Mailprogramm einen Ordner anlege, kann ich die Maileingänge gut zuordnen. Aber wie funktioniert das bei meinen Antworten? Müßte ich dann immer am Ende des Tages, alle gesendeten Mails händisch dem Patienten zuordnen? Zurück zu der Frage, nach meiner Absicht: Ich möchte den Gesprächsverlauf abbilden, erinnern und nachlesen können. Ich hoffe ich konnte deutlich machen worum es mir geht. Ich danke euch!!!!

 

[Adrian Anjaneya]

Vorheriger Kommentar von mir gelöscht. Hatte mich vertan. Nur SMS werden protokolliert.

Daher wie von Rupprecht beschrieben: Emails an Dich und Deine eigene Korrespondenz als PDF speichern und dann über die Notizfunktion in die jeweilige Patientenakte hinterlegen. So hast Du es auf jeden Fall protokolliert.

 

[Jochen Pippir]

Zurück zu der Frage, nach meiner Absicht: Ich möchte den Gesprächsverlauf abbilden, erinnern und nachlesen können. Ich hoffe ich konnte deutlich machen worum es mir geht.

Ich kenne jetzt das Mailprogramm vom Mac nicht, denke aber das dort auch die Funktion geben sollte einen Verlauf der Kommunikation anzuzeigen.

Mein Mailprogramm listet unter der Ursprungsemail die ganzen Antworten direkt auf. Sollte ich mehrere angefangene E-Mails des gleichen Patienten haben und möchte diese anzeigen brauche ich nur ins Suchfeld den Namen des Patienten (oder E-Mail-Adresse eingeben).

Für jeden Patienten einen Ordner anlegen macht das Ganze schnell unübersichtlich.

 

[Rupprecht]

Hi Adrian,

"Also für die Dokumentation ist es ganz praktisch, wenn Du die Email nicht unbedingt aus dem Mail-Programm schreibst sondern direkt aus Lemniscus über die Sprechblase, denn diese Mails werden unter SMS im Patientenordner gespeichert."

Hmmm ... bei mir erscheint nach dem Versenden einer Nachricht per Mail über die Sprechblase diese Nachricht NICHT unter SMS im Patientenordner (wäre ja auch irgendwie seltsam, wenn Mails unter SMS zu finden wären - oder?). Vielmehr habe ich meine so verschickten Nachrichten bisher noch nirgendwo wiedergefunden (was eigentlich schade ist). Das Versenden einer solchen Nachricht wird bei mir nicht einmal im Protokoll in der Patientenakte vermerkt.

Mache ich da was falsch oder habe etwas übersehen?

Schöne Grüße

Rupprecht

 

[Adrian Anjaneya]

Mein Fehler!

Ich habe mich vertan. Asche auf mein Haupt! Eigentlich hatte ich es in Erinnerung, dass die Emails auch dokumentiert werden.

Da die Emails nicht protokolliert werden, erhält der Therapeut immer eine Kopie der Email. Wäre vorher auch zu einfach gewesen...Da war mein Gedankengang vorher zu schnell...

Sorry für die Verwirrung!

 

[Annett Schmittendorf]

Im Prinzip suche so etwas wie "zendesk" für große Unternehmen.....für ne kleine Praxis.