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Die (fast) papierlose Praxis

Jochen Pippir

20/80
Administrator
Forumsunterstützer
Heilpraktiker
Ort
Neu-Ulm
Therapien
Ortho-Bionomy®, Dorn-Breuss, FRZ nach Marquardt, NLP,
Status
HP
Ich möchte Euch hier meine Erfahrungen auf dem Weg zur papierlosen Praxis aufzeigen. Vor allem die Vor- und Nachteile, welche eventuell auftreten können. Begonnen habe ich damals in der Praxis mit Karteikarten. Für Rechnungen nutzte ich ein Programm, welches damals dafür angeboten wurde.

Beim Umstieg im Jahre 2013 habe ich parallel Karteikarten für die Dokumentation genutzt. Ebenfalls parallel ein analoger Terminkalender. Der Hintergedanke war die Ausfallsicherheit. Es könnte ja das Internet oder Strom ausfallen und somit hätte ich keinen Zugriff mehr auf die Termine oder Doku.

Tatsächlich ist in dieser Zeit das Internet häufiger ausgefallen. Ein Backupsystem via Smartphone Hotspot war aber ständig vorhanden und hat auch funktioniert. Von einem richtigen Ausfall kann also nicht unbedingt gesprochen werden. Ein ungeplanter Stromausfall war in dieser Zeit auch nicht zu vermelden. Geplante Stromabstellungen gab es zwei oder drei, die haben den Praxisablauf aber nicht beeinflusst, weil eben vorhersehbar.

In den ganzen 18 Jahren, in denen ich die Praxis jetzt betreibe, kam es zu keinen Einschränkungen durch Strom- und/oder Internetausfall.

Grund genug, auf eine (fast) papierlose Praxis umzustellen. Das eingeklammerte fast erkläre ich weiter unten. Sollte mal ein Blackout kommen, mache ich mir übrigens keine Gedanken darüber, welcher Patient jetzt als Nächstes kommt. Dann gibt es ganz andere Probleme.

Nun also eine Auflistung der Dinge, welche inzwischen papierlos sind. Dabei führe ich gleich die Vor- und Nachteile auf.

Terminkalender:

Der Terminkalender wird inzwischen ausschließlich in Lemniscus geführt.

Vorteil: Ich kann überall darauf zugreifen und auch von unterwegs einen Termin eintragen. Sogar im Urlaub am Strand wäre dies möglich, aber nicht sinnvoll. Es ist kein Papierterminkalender mehr notwendig.

Nachteil: Bei kurzzeitigen Strom- oder Internetausfällen ist kein Zugriff möglich. Das ist in 18 Jahren Tätigkeit aber bisher nicht vorgekommen.

Rechnungen:

Die Rechnungen sind weitgehend papierlos. Es gibt nur noch sehr wenige Patienten, welche eine Papierrechnung wollen. Das sind meist ältere ohne E-Mail-Adresse, wobei es da in den letzten Jahren auch eine Änderung gegeben hat.

Vorteil: Die Rechnungen sind im System und können jederzeit eingesehen werden. Unterwegs kann ich von überall darauf zugreifen. Es ist möglich, die Rechnung an sich oder eine Übersicht der letzten Rechnungen mit Downloadmöglichkeit an den Patienten zu versenden. Weniger Papier, Verbrauchsmaterial wie Toner oder Tinte und geringere Schadstoffbelastung.

Nachteil: für mich keiner,

Behandlungsvertrag:

Den Behandlungsvertrag verschicke ich mit Eversign. Das geht schnell und unkompliziert.

Vorteil: Die Behandlungsverträge sind gleich digitalisiert, es wird weniger Papier und Platz zur Aufbewahrung benötigt,

Nachteil: für Patienten ohne E-Mail-Adresse muss eine Lösung gefunden werden (siehe weiter unten), Zusatzkosten

Dokumentation:

Die Behandlungsdokumentation verläuft bei mir inzwischen auch papierlos. Ich habe mir lange Gedanken darüber gemacht, wie ich das am besten anstelle. Denn mit dem Tablet oder PC möchte ich nicht beim Patienten sitzen.

Es gibt verschiedene Systeme von digitalem Papier. Ein recht bekanntes ist Rocketbook. Das Notierte wird durch Abfotografieren mit der dazugehörigen App digitalisiert und in die Cloud bzw. an eine E-Mail-Adresse geschickt. Das funktioniert unter Lemniscus analog mit Murxy!. Ich habe mir den Anamnesebogen direkt laminiert und nutze diesen in Verbindung mit einem abwischbaren Folienstift. Direkt nach der Behandlung kann ich dann die Dokumentation in Lemniscus hochladen. Wer das Prinzip von Rocketbook gerne mal ausprobieren möchte, dem habe ich eine Vorlage dafür angehängt. Die App dazu findet ihr im App-Store unter dem gleichen Namen. Tipp: Ich habe solche Vorlagen laminiert und nutze diese für andere Notizen.

Für Routinedokumentation bei wiederkehrenden Behandlungen nutze ich Text-Expander. Dafür habe ich mir einige wiederkehrende Textbausteine angelegt und mit einem Kürzel versehen. So geht die Dokumentation nach einer Behandlung in kürzester Zeit. Vorteil ist, dass die Texte auf allen Geräten zur Verfügung stehen.

Arztberichte und Dokumente vom Patienten können entweder vom Patient selbst hochgeladen werden oder scanne ich direkt via Murxy! ein. Somit habe ich sie ebenfalls digital vorliegen. Die Kopien oder auch Originale bekommt der Patient direkt oder bei der nächsten Behandlung wieder ausgehändigt.

Vorteil: Die Dokumentation kann direkt in der Akte beim Patient übersichtlich eingesehen werden. Bei Bedarf sind nur ein paar Klicks nötig, um sie zu verschicken. Ich kann auch unterwegs von allen Geräten darauf zugreifen. Es spart Papier. Weniger Platzbedarf zur Aufbewahrung der Dokumente.

Nachteil: für mich keiner

Fast papierlos:

Jetzt also zum Grund, warum ich nur fast papierlos bin. Einige ältere Patienten haben keine E-Mail-Adresse, keinen Computer und auch kein Smartphone. Bei denen kann ich die Behandlungsverträge am Tablet unterzeichnen lassen oder habe einen Ausdruck parat.

Ebenfalls wollen einige Patienten eine Papierrechnung per Post. Das wird aber in den letzten Jahren immer weniger. Pro Monat vielleicht 2 - 5.

Bei den Terminbenachrichtigungen gibt es ebenfalls noch welche vom alten Schlag, welche einen Terminzettel benötigen. Dafür habe ich damals welche mit meinen Visitenkarten (Corporate Design) drucken lassen und noch massig vorrätig.

Fazit:

Ich bin froh darüber, papierloser zu sein. Die Vorteile sind größer als die Nachteile, welche unter ungünstigen Umständen auftreten könnten.

Fragen beantworte ich gerne und falls ich etwas vergessen haben sollte, wird es hier im Beitrag ergänzt.
 

Anhänge

  • Rocketbook-A4-Lined.pdf
    24,4 KB · Aufrufe: 231
  • Rocketbook-A4-DotGrid.pdf
    63,1 KB · Aufrufe: 189
  • Rocketbook-A4-Graph.pdf
    29,5 KB · Aufrufe: 179
Zuletzt bearbeitet:
Hallo Jochen,

Ich finde deine Ideen cool.
Würde es gerne komplett nachmachen.
Kalender und Rechnungen arbeiten wir auch schon papierlos. War Anfang nur eine kleine Umstellung, viel uns aber sehr leicht weil alles super funktioniert. 👍👏

Arztberichte, und Röntgenbilder scanne ich auch schon manchmal ein allerdings in PDF. Habe aber heute gelernt das das im Notiz-Lesemodus nicht gleich ersichtlich angezeigt wird da müsste ich es in jpg umwandeln.

Oder es als Foto einlesen- finde ich durch Schatten o.ä. sehr unscharf und klein. Hast du eine Idee wie es vielleicht einfacher und deutlicher geht?
Ich bin ja Immer noch dran komplett die Karteikarten los zu werden. 🤭
Aber der eine oder andere Kollege ist noch sehr skeptisch.
Bei der Karteikarte kann er schneller schauen was vorher war ohne viel zu klicken.
Und das Deckblatt von der Karteikarte mit vielen Anfangsinfos würde dann ja fehlen?
Wie klappt das mit laminieren und abfototgrafieren, wird das dann deutlich?
Du sendest es dann per Foto an murxy und fügst es dem Patienten zu? Oder als PDF dann in lemniscus?
Bin gespannt auf deine Antwort
Vielleicht bekomme ich es diesesjahr meine Karteikarten los ?!😛
 
Ich finde deine Ideen cool.

Danke

Oder es als Foto einlesen- finde ich durch Schatten o.ä. sehr unscharf und klein. Hast du eine Idee wie es vielleicht einfacher und deutlicher geht?

Es kommt immer darauf an, mit welchem Programm oder Tool Fotos eingelesen werden. Da gibt es inzwischen viele Möglichkeiten von Handy Apps bis zu professionellen Scanlösungen. Die Auflösungen sind bei allen hervorragend, wenn das Licht passt.

Aber der eine oder andere Kollege ist noch sehr skeptisch.
Bei der Karteikarte kann er schneller schauen was vorher war ohne viel zu klicken.
Und das Deckblatt von der Karteikarte mit vielen Anfangsinfos würde dann ja fehlen?

Viele sträuben sich wenn etwas verändert werden soll und haben schlichtweg keine Lust sich groß anzupassen.

Ich halte es für ein Gerücht, dass es mit einer Karteikarte schneller geht. Dazu muss ich diese erst heraussuchen. In dieser Zeit habe ich schon zwei oder gar drei Patienten aufgerufen und die letzten Notizen in der Übersicht durchgelesen.

Ich weiß nicht, was ihr für Karteikarten benutzt. Meine haben damals auf dem Deckblatt nicht mehr Informationen enthalten wie die Patientendaten (Adresse, Telefon, Geburtsdatum) und wichtige Anmerkungen. All das lässt sich jetzt für mich ebenso darstellen.

Wie klappt das mit laminieren und abfototgrafieren, wird das dann deutlich?

Ja, das wird deutlich, allerdings ist da wieder die richtige Beleuchtung notwendig. Ideal sind dafür die matten Laminierfolien, da ist die Spiegelung von Streulicht deutlich minimiert.

Du sendest es dann per Foto an murxy und fügst es dem Patienten zu? Oder als PDF dann in lemniscus?

Sowohl als auch. Manchmal habe ich schon vom Patienten direkt Dateien als PDF erhalten und füge diese hinzu oder dann eben per Foto über Murxy.


Wenn du allein in der Praxis bist, dann ist die Umstellung kein Ding. Sobald du aber Kolleginnen um dich herum hast, welche Veränderungen meiden wie der Teufel das Weihwasser, wird es schwierig.
 
Guten Morgen Jochen

Zum Karteikarten raus und reinsuchen haben sie ja mich😛
Diese Zeit jetzt bin ich jedes Jahr mit ganz vielen durcheinander beschäftigt mit den Karteikarten weil ich kein Platz mehr im Schrank für neue Karteikarten habe. Ganz zu schweigen wenn ich eine suchen muss.
Könnte ich ko.....
Könnte man ein Deckblatt erstellen und es mit rocketbook verbinden? Das dann immer beschrieben werden könnte? Dann mit irgendwas im Patienten einfügen?🤔
 
Könnte man ein Deckblatt erstellen und es mit rocketbook verbinden? Das dann immer beschrieben werden könnte? Dann mit irgendwas im Patienten einfügen?🤔

Ja, das dürfte machbar sein.
 
Liebe Jochen und alle Lemniscus-Kollegen, ich überlege nun auch, wie meine Praxis noch "papierloser" werden kann, und habe folgende Überlegung zum Anamnesebogen:

Derzeit bekommen es meine Patienten zugemailt und bringen es mir entweder zum 1. Termin mit, oder senden es per Mail zu (ich weiß, das sollte nicht sein): gibt es eine Möglichkeit, direkt im Lemniscus Fragebögen zu gestalten - so, dass Patienten ihr Bogen online ausfüllen können? (ohne Eversign)

Oder einfach, um das Anamnesebogen hochzuladen: gibt es dazu Videos, wie man das macht?
Ich habe gesehen, dass man 20 GB Speicherplatz um 3 Euro im Monat dazu buchen sollte, doch mir ist nicht klar, wie dann Patientys das Dokument hochladen können.
Ich sollte die Kachel "Portal" ausfüllen, die 20 GB Speicherplatz dazu buchen, und was geschieht dann? :)
 
Hallo Eve

Die Frage ist immer, wie wichtig dieser Anamnesebogen für Dich ist. Irgendwann bin ich mal bei einem Kollegen über einen „online“-Fragebogen gestossen. Sprich MC-Fragen, die auf der Webseite ausgefüllt werden und dann quasi versendet. Diesen Fragebogen lade ich mir dann in lemniscus hoch und weiss, dass ich immer das gleiche Format haben werde.
Von Bildchen zum ankreuzen, anmalen habe ich Abstand genommen. Das artet bei manchen Patienten recht aus und verwirrt mich mehr als ich an Informationen erhalte. Diese Infso trage ich lieber selbst in meinem Formular ein, dass ich dann beim Ersttermin im Rahmen meiner Dokumentation ausfülle.

Also die 3. € lohnen sich auf jeden Fall im Rahmen der Digitalen Praxis.
Über die Onlinetermine Buchung haben die Patienten die Möglichkeit, eigene Dokumente/ Bilder hochzuladen. Funktioniert recht gut. Wobei die Quältität der Handy aufnahmen manchmal zu wünschen übrig lässt...
Du musst innerhalb der Kachel Portal etc diesen Patienten Dokumenten Upload zulassen. Danach schauen, dass in den Textvorlagen auch hier die entsprechenden Textzeilen hinterlegt sind. Dazu vielleicht mal den Text bei der Email Benachrichtigung wieder auf Standard stellen.
 
Dankeschön für deine Erfahrung, Adrian!
Meine Anamnesebögen sind keine MC, sondern zum selber ausfüllen: jew. ein pdf-Formular, mit editierbaren Antwort-Feldern, so muss ich meine Augen und Hirn beim Entziffern nicht zu sehr anstrengen :)

Mein "Microvertrag" (eine halbe Seite mit DSGVO und Disclaimer zu invasiven Verfahren) ist auch darin integriert.
Nachdem ich eure Idee mit dem "Laminieren und mit Flipchart-Pens unterschreiben lassen" gesehen habe, werde ich den Behandlungsvertrag doch entkoppeln, so erübrigt sich das Problem der (digitalen) Unterschrift.
Da fallen mir gleich 2 Fragen ein:
  1. gibt es hier im Forum Beispiele eines Behandlungsvertrags, damit ich meinen ggf. ergänze/anpassen kann?
  2. bekommt der Patient ein Bild seines unterzeichneten Vertrags, oder Kopie... oder kann man darauf verzichten, und es wird nur den blanko-Vertrag (nicht unterzeichnet) zur Kenntnisnahme gemailt?
 
Hallo Eve,

Thema Behandlungsvertrag: mittels XODO Sign erhält Patienty direkt nach Unterschrift eine Kopie des unterschriebenen Vertrags/ Vereinbarung.

Ja, so einen Anamnesebogen mit Freitext hatte ich auch mal. Habe online recherchiert, nachgelesen und umgeschrieben. Seither viel weniger Freitext. Mittels Häkchen für Patienty leicht und bequem auszufüllen und es überanstrengt mich nicht beim überarbeiten. Vorallem muss ich nun nicht mehr Handschriften deziffern…
 
Mittels Häkchen für Patienty leicht und bequem auszufüllen und es überanstrengt mich nicht beim überarbeiten. Vorallem muss ich nun nicht mehr Handschriften deziffern…


Ich verstehe den Punkt mit dem Häkchen nicht... hast du Lust, es mir zu erklären?
PS: Meine Anamnesebögen werden zu 90% auch am Computer ausgefüllt, kein Entziffern mehr nötig :)
Danke nochmals Adrian :)
 
Hi Jochen,
ich beschäftige mich gerade auch mal mit dem Rocketbook und wollte dich nochmal fragen, wie genau du das dann in lemniscus importierst?
Wenn ich mit der App z.B. ein durchsuchbares PDF erzeugt habe (auch wenn meine Schrift problematisch ist :D ), dann hab ich es entweder irgendwo in der Cloud, oder per Mail bekommen. Fügst du das dann einfach als Anhang in die Notiz? Oder kopierst du es rein? Der Umweg über Murxy erscheint mir fast komplizierter zu sein :kopfkratz:
 
Ich nutze inzwischen die Rocketbook App nicht mehr. Nur ein laminiertes Blatt (bzw. mehrere) und digitalisiere es dann mit Murxy! Ist bei mir ohnehin nur bei Erstterminen der Fall. Bei Folgeterminen schreibe ich die Dokumentation nach dem Termin direkt in lemniscus.
 
lieber Jochen, ich lese immer gerne deine Tipps und setze sie auch immer wieder um :)
Wie machst du das mit dem laminierten Blatt?
Etwa so? :
Nach jedem Patienten mit Smartphone fotografieren
von dort auf Murxy laden, auf dem "heutigen Termin"
danach gleich wieder weg wischen?
 
Hallo Eve,

nicht unbedingt fotografieren, sondern innerhalb der Murxy Anwendung das ausgefüllte, laminierte Blatt scannen und der Akte zuordnen. Anschließend das Blatt wieder sauber wischen. Fertig.

Wenn Du „fotografierst“ ist es im Speicher, das ist nicht gerade DSGVO „konform“. Aber aus MURXY heraus, wird nichts auf dem Handy gespeichert.
 
Lieben Dank, Jochen und Adrian! Das will ich auch ausprobieren - es war mir gar nicht bewusst, dass man von Murxy aus direkt fotografieren kann:
Also einfach auf die "bunte Krake" und von dort aus die Fotos machen und dem jew. Patient zuordnen?

Ich habe inzwischen mehrere laminierte Blätter, damit ich nicht immer direkt abwischen muss, sondern das dann abends in einem Durchgang erledige.
wenn du mehrere laminierte Blätter aufeinander stapelst, löscht/verwischt sich da die Schriftfarbe nicht? :kopfkratz:
 
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